Le bureau d’enregistrement dépend de l’adresse du bien loué. Le bailleur ou le locataire peuvent y enregistrer le bail en se rendant sur place, par envoi postal, par fax ou par e-mail.
Où le contrat de bail doit-il être enregistré ?
Le contrat de bail doit être enregistré au bureau de l’enregistrement dont dépend le bien en question. Un bureau d’enregistrement est compétent pour une zone géographique donnée. Pour savoir quel bureau est en charge de votre immeuble, vous pouvez vous rendre sur ce lien.
Les formalités d’enregistrement d’un bail non affecté à l’habitation
Le contrat de bail qui n’est pas du tout destiné à l’habitation ne peut être enregistré que via la poste ou en se rendant au bureau de l’enregistrement compétent.
Les formalités d’enregistrement d’un bail totalement ou partiellement affecté à l’habitation
Le contrat de bail d’un immeuble exclusivement ou partiellement affecté à l’habitation peut être enregistré par mail, par poste, par fax ou en se rendant personnellement au bureau de l’enregistrement.
Enregistrement du contrat de bail par e-mail
Il faut envoyer une copie (PDF impérativement) du contrat de bail et/ou de l’état des lieux signé(s) par le bailleur et le locataire au bureau de l’enregistrement compétent. Les documents enregistrés seront renvoyés par courrier à l’adresse mentionnée dans l’e-mail ou à défaut dans le contrat de bail.
Enregistrement du contrat de bail par la poste
La circulaire n° 10 du 9 mai 2007 sur l'enregistrement des baux précise qu’un bail peut être enregistré auprès du bureau de l’enregistrement compétent par l’envoi « d’une copie des actes originaux, signée par les deux parties ».
Cependant, le demandeur aura intérêt à suivre la requête de l’administration qui demande sur son site que lui soient fournis 2 exemplaires (originaux) du contrat de bail et/ou 2 exemplaires (originaux) de l’état des lieux signé(s) par le bailleur et le locataire.
Les documents enregistrés seront renvoyés par courrier à l’adresse mentionnée dans le courrier ou, à défaut, dans le contrat de bail.
Enregistrement du contrat de location par fax
Le demandeur doit faxer une copie du contrat de bail et/ou de l’état des lieux signé(s) par le bailleur et le locataire au bureau de l’enregistrement compétent. Les documents enregistrés seront renvoyés par courrier à l’adresse mentionnée dans le fax ou, à défaut, dans le contrat de bail.
Enregistrement du bail de location en se rendant personnellement sur place
Le demandeur peut se présenter personnellement au bureau de l’enregistrement compétent muni d’une « copie des actes originaux, signée par les deux parties » (circulaire n° 10 du 9 mai 2007). Attention néanmoins, l’administration exige sur son site que le demandeur soit « muni du contrat de bail et/ou de l’état des lieux signé(s) par les deux parties (de préférence en deux exemplaires) ». Le demandeur aura donc intérêt à se présenter muni de deux exemplaires originaux.
En synthèse, afin d’enregistrer son bail, le demandeur présentera deux originaux du contrat de bail ou enverra par fax ou pdf une copie du contrat signé.
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