Sauf à ce que les parties retiennent un système forfaitaire au moment de la rédaction du contrat de bail, les charges locatives supportées par le locataire doivent correspondre aux charges réelles. Le bailleur doit donc produire un décompte de charge permettant, le cas échéant, de régulariser les provisions versées.
Le décompte des charges locatives
La fréquence du décompte de charges
Dans le cas où une provision mensuelle a été versée par le locataire, le bailleur ou son représentant est tenu d'effectuer une régularisation entre les montants perçus et les dépenses réellement effectuées.
La loi ne prévoit pas la fréquence d’établissement des relevés de charges à communiquer au locataire. Les contrats de bail prévoient généralement un établissement des comptes une fois par an. Sauf forfait, les charges doivent correspondre à des charges réelles.
Le bailleur doit justifier les dépenses liées aux charges locatives.
L’article 1728ter du Code civil prévoit que «les documents établissant ces dépenses doivent être produits ». Le locataire est donc tout à fait légitime à envoyer une demande de justificatifs des charges locatives au moment de la régularisation annuelle. Le même article prévoit également que « ces frais et charges doivent être mentionnés dans un compte distinct. ». Le bailleur doit donc tenir et communiquer un compte indépendant et détaillé sur la base duquel le locataire peut vérifier si les frais lui incombent réellement.
Dans le cadre d’un appartement se trouvant dans un immeuble à appartements multiples et dont la gestion est assurée par une même personne, cette obligation est réputée satisfaite dès lors que la possibilité est offerte au locataire de consulter les documents au domicile ou au siège social du gestionnaire.
Le remboursement ou complément de provisions pour charges locatives
La loi prévoit qu’à la demande écrite du locataire (lettre recommandée), le bailleur rembourse l’excédent de provisions perçues (article 1728quater du Code civil). Cet article est impératif et le contrat ne peut prévoir le contraire.
En réalité, les contrats de bail vont généralement plus loin et prévoient un ajustement automatique et dans les deux sens. Votre contrat de bail rédigé avec notre assistant de rédaction comprend la clause suivante (sauf en cas de forfait):
«A la réception du relevé prédécrit, le Bailleur ou le Preneur versera immédiatement à l'autre partie la différence entre les provisions versées et les charges réelles.»
Régularisation des provisions pour charges : le délai de prescription
L’apurement des provisions pour charges locatives est exigible au cours des cinq ans qui suivent le paiement des provisions.
L’augmentation de la provision pour charges locatives en cours de bail
Si le contrat de bail le prévoit, le montant de la provision peut être révisé en fonction des dépenses réelles de l’exercice précédent. Le bailleur pourra alors envoyer au locataire une demande d’ajustement des provisions mensuelles pour charges locatives, permettant d’éviter les ajustements pénibles et souvent conflictuels de fin d’année.
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